Библиотекари хорошо знают: значительная часть рабочего дня уходит не на работу с посетителями, а на ведение документации. Учётные журналы, таблицы и периодические расчёты требуют немало внимания. В течение дня нужно находить время, чтобы обобщить записи, подсчитать посещения и выданные документы, а затем проверить результаты. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. На эти подсчёты уходили дни, а неточность в одной цифре нередко сводила на нет уже сделанное.

Так у меня появилась идея разработать «Библиодневник». Разбираясь в ситуации, я всё яснее понимал, насколько важно избавить коллег от бесконечных вычислений. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Так возник замысел создать удобный электронный дневник вместо множества бумажных форм. С 2017 года инструмент постепенно совершенствовался: его внедряли, испытывали и обновляли, пока он не превратился в полноценное приложение. Программа позволяет учитывать главные показатели работы библиотеки, опираясь на структуру формы 6-НК и дополняя её там, где это нужно. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. Считать итоговые значения вручную больше не требуется.

Учёт читателей и посещаемости вынесен в отдельный раздел. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Система показывает, как человек воспользовался услугами библиотеки: пришёл за книгой, посетил читальный зал, получил обслуживание на выезде или обратился онлайн. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. В третьем разделе записываются занятия, как платные, так и бесплатные, и число посетивших их людей. В последнем, четвёртом разделе учитывается массовая работа библиотеки, включая встречи, выставки и праздничные события. Здесь отмечают, где проводилось мероприятие, сколько человек его посетило, требовалась ли плата и было ли предусмотрено участие людей с ограниченными возможностями здоровья. Особенно важные мероприятия допускается выделять и снабжать пояснениями.

Особенно ценю в программе то, что подсчёты выполняются без участия сотрудника. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. В единой таблице видны результаты всех филиалов, что удобно для сравнения и анализа. Работа, на которую раньше уходили целые дни, сейчас занимает всего несколько минут. Готовые результаты можно сохранить в виде таблицы и использовать дальше, не перенося цифры вручную. Автоматические вычисления помогают избежать ошибок ручного счёта и получить согласованные итоговые значения.

Для меня не менее важна надёжность «Библиодневника». Информация размещается в защищённом облачном хранилище, поэтому с ней можно работать с разных рабочих мест. Это позволяет библиотекарям из разных филиалов работать параллельно без риска перезаписать чужие результаты. Программа сохраняет актуальные показатели подразделений и ведёт историю изменений с указанием времени и сотрудника. Если возникает вопрос, историю изменений можно проверить. Раз в месяц автоматически создаётся резервная копия, поэтому поломка рабочего компьютера не приведёт к утрате всей информации. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Библиотекари самых разных возрастов освоили «Библиодневник» без особых трудностей, и сейчас он прочно вошёл в повседневную деятельность системы.

За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Подготовка отчётов стала в несколько раз быстрее, а сведения о филиалах теперь всегда доступны. Теперь можно оценивать работу библиотечной системы целиком: и по числу читателей, и по событиям, которые проводились в филиалах. Самым значимым результатом я считаю высвободившееся время для общения с людьми, работы с книгами и проведения встреч. Мы продолжаем развивать приложение, учитываем предложения коллег и добавляем новые функции. Уверен, дальнейшее развитие принесёт ещё немало улучшений. Для коллег, которым интересна автоматизация библиотечного учёта, будет полезна ссылка с дополнительной информацией.

Для меня важно и приятно видеть, как созданный мной инструмент облегчает труд библиотекарей. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. Для нас главное — непосредственный контакт с людьми, забота о читателях и интерес к книгам.