Мир меняется, мы расстаемся с привычным для нас образом жизни, и стандартная система работы дает сбой. Но разве это плохо? Наконец у нас есть шанс изменить давно устоявшуюся систему и бережливо внедрить новую реальность в привычный механизм работы белых воротничков.

Например, в сфере документооборота из-за отсутствия единой точки входа и выхода документов возрастает риск потери контроля над задачами, что приводит к срыву сроков, а использование бумаги в процессе документооборота становится рудиментарным придатком, оттягивающим на себя время и ресурсы исполнителя.

Любая проблема — это возможность для совершенствования.

Однако внедрение новых процессов всегда вызывает отторжение у коллектива. Включать новые процессы только через вышестоящих руководителей? Экологично ли это?! На наш взгляд, нет.

Лайфхак: действовать из эпицентра проблем, включая и делая проводниками изменений (сооснователями) самих сотрудников.

АНОО ДПО «Таволга» (Центр развития талантов и трансформации управления при Губернаторе Самарской области) провел кайдзен по оздоровлению процесса документооборота в Департаменте кадровой политики и государственного управления Администрации Губернатора Самарской области.

Основной принцип оздоровления процессов — прозрачность всех действий. Поэтому были приглашены представители всех управлений департамента, которые участвовали в отрисовке текущего состояния процесса.

Служащие стали проводниками улучшений в документообороте внутри департамента и делились с коллегами нововведениями. Тем самым внедрение происходило изнутри и казалось наименее безболезненным ударом по привычному алгоритму жизни.

А что же мы сделали?

• Пользовательская история.
• Матрица контекст-ожидания клиента-цель.
• Ряд информационных экранов, упрощающих работу команды (план выполнения MVP, карточка устава, доска компонента проектной деятельности, канбан доска, доска обзора, чек-листы, аналитическая записка).
• Использован инструмент «SIPOC».
• Поход на место создания ценности (Гемба).
• VSM — Карты потока создания ценности (в трех состояниях: идеальное, текущее, целевое).
• Диаграмма Спагетти.
• Паспорт процесса.

Егор Крюнькин, генеральный директор АНОО ДПО «Таволга»