Адаптация нового сотрудника — процесс сложный. Как создать условия для скорейшего включения новичка в коллектив? Как ускорить процесс формирования нужных для работы компетенций? Кадровый совет поделится советом.

В практике HR-подразделений большинства российских компаний распространено создание welcome book, «книги нового сотрудника» или «папки новичка». Поясним что это.

Welcome book представляет собой справочник, который позволяет новому сотруднику узнать всю самую важную и полезную информацию об организации-работодателе. В коммерческом секторе такой справочный материл часто содержит разделы о миссии организации, ее структуре, сведения о ключевых подразделениях и их функциях, контакты руководителей, HR-службы, служб технической поддержки.

Как правило, большинство версий welcome book расскажут новому сотруднику об особенностях оплаты труда, социальном пакете, корпоративных ресурсах и образовательных проектах для сотрудников. Особо продвинутые будут содержать информацию с ответами на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Question) и рекомендации по рабочему процессу. Все то, что сокращает число ошибок в работе, которые новички допускают «по незнанию».

Структура и содержание welcome book связана с особенностью деятельности конкретной организации. Организации, активно занимающиеся продажами, включают в свои книги для новых сотрудников разделы с так называемыми скриптами. Социально-ориентированные некоммерческие организации рассказывают о реализованных проектах, благотворительных акциях.

В наш век высоких технологий форма «книги нового сотрудника» серьезно трансформировалась. Все чаще это не печатный материал, изготовленный в типографии малым тиражом, а электронный ресурс. Например, электронная версия welcome book (фактически полноценный электронный курс с промежуточными тестами для проверки усвоения информации) применяется администрацией губернатора Санкт-Петербурга.

В бизнесе есть примеры создания welcome book по аналогии с известной Википедией. «Корпоративная Wiki» удобна тем, что любой сотрудник может вносить в нее правки, добавлять новые материалы, а модератор (как правило, представитель HR-службы) может принимать их или не принимать. В электронной версии сотрудники, в том числе новички, могут легко оставлять свои комментарии к той или иной информации, как это делают в социальных сетях. В бумажной версии welcome book, кстати, также рекомендуется оставлять место для заметок сотрудников.

Сложности в работе с welcome book есть. Это необходимость контролировать актуальность и периодически обновлять информацию. Лучше, если сразу будет определен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс, особенно для печатных версий. В электронных, как уже было сказано, обновлением справочника новичка могут заниматься любые заинтересованные сотрудники, например, его будущий руководитель или наставник.

У welcome book есть упрощенные версии. Для помощи новичку некоторые HR-подразделения используют простой ламинированный лист формата А4 или А5, на котором фиксируют информацию о сотрудниках, которые готовы оказать новичку помощь в том или ином вопросе, и контакты таких сотрудников. Очень важно правильно и четко указать зоны, в которых тот или иной сотрудник действительно компетентен.

По своим целям «папка новичка» тождественна welcome book. Отличие только в оформлении. Печатные версии на самом деле представляют собой папку с подобранными тематическими материалами.

Вне зависимости от того, какой из инструментов вы выберете, помните: их цель — помочь новым сотрудникам оперативно и безболезненно влиться в коллектив и рабочий процесс.

Андрей Мартынов